Dématérialiser un document, c’est avant tout un processus pour numériser des documents papier en document électronique. Autrement dit, passer d’un document physique en un numérique ; c’est en même temps le principe de base d’un archivage. Chez Reprotechnique, ce processus s’effectue en plusieurs étapes.
Identifier le document à dématérialiser et délimiter son projet
Qu’il s’agisse d’un particulier ou d’une entreprise, avant de se projeter dans ce traitement des documents, Reprotechnique évalue les limites de son projet. Quel est le type de document à dématérialiser ? Dispose-t-il des droits ? Il importe donc de se référencer d’abord. Pour les entreprises, il est conseillé de tenir les collaborateurs informés du projet, d’autant qu’il s’agira de documents d’entreprise. Un travail collaboratif mérite donc d’être fait avant de se lancer.
La transformation du document papier au format numérique
Reprotechnique traite la transformation du document papier en document numérique. Cette étape passe par un outil d’archivage, en l’occurrence un scanner. En effet, il faut d’abord scanner les documents à dématérialiser. Ensuite par le biais d’un logiciel de gestion électronique, il faut passer à un redimensionnement du document. Pour les documents trop altérés, Reprotechnique procède à leur nettoyage.
L’automatisation de la dématérialisation
L’automatisation constitue l’étape finale de la procédure de dématérialisation de Reprotechiques. Ici, il est important de recourir à des logiciels de gestion telle que la Gestion électronique de Documents (GED). Ce logiciel aura pour rôle de dématérialiser l’ensemble du processus. Dès lors, les documents sont immédiatement transférés en format électronique.
Quels sont les outils de gestion électronique que Reprotechnique intègre dans le processus de dématérialisation de documents ?
Après l’étape de numérisation de documents, des interrogations subsistent toujours. Qui aura accès à ces documents ? Comment va-t-on procéder au stockage des documents numériques ? Et pour combien de temps ?
C’est à ces différentes questions que les outils de Gestion électronique de Documents (GED) de Reprotechnique répondent.
- ERP : grâce à ce logiciel de workflow, les fichiers dématérialisés sont cachetés, mais aussi horodatés. L’objectif est de s’assurer de l’intégrité des documents et par la même occasion automatiser le workflow ;
- La solution GED : un logiciel de GED permet de gérer les flux documentaires, mais également de cacheter et d’horodater aussi bien les documents entrants que sortants ;
- CRM : cet outil offre la possibilité d’apposer des signatures sur n’importe quel fichier électronique tel que les devis. Il suffit de se rendre sur leur plateforme au niveau de l’option gestion client.
La manière de dématérialiser une simple facture, comme celle des fournisseurs ou les factures clients ne sont pas les mêmes. La différence se trouve justement dans l’outil de gestion et de traitement adéquat à chaque document.
Pour les entreprises avant-gardistes, la dématérialisation de Reprotechnique permet de se débarrasser des documents physiques encombrants. Elle permet également de gagner de temps et de l’espace, facilitant la gestion électronique de documents. Pour ce faire, cette transformation commence par l’identification du document, sa transformation et son automatisation.