Courrier et Diffusion

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Votre société doit chaque jour envoyer un volume important de courriers physiques et électroniques et vous cherchez un moyen de simplifier le traitement de ces flux documentaires ? Le service courrier de Reprotechnique est la solution. En externalisant ces tâches administratives souvent fastidieuses, vous bénéficierez d’avantages non négligeables. Vous profiterez de notre expertise pour gagner en efficacité, vous ferez des économies et vos collaborateurs pourront se recentrer sur leur cœur de métier. Alors, n’hésitez plus ! Pour améliorer les performances de votre entreprise tout en ayant l’esprit tranquille, confiez-nous la diffusion de vos documents

Reprotechnique facilite la gestion du service courrier, en dématérialisant les supports, avant traitement de l'envoi par les services postaux

Gestion personnalisée de vos flux documentaires

Types de documents 

Notre service courrier s’applique à perfectionner la traçabilité de vos communications entrantes et sortantes, en interne et en externe, via les canaux de distribution électronique ou papier. Nous traitons différents types de documents dans des secteurs variés : 

  • correspondance client (devis, facture, relance, mise en demeure, réclamation, lettre verte, lettre prioritaire, lettre recommandée, convocation AG, etc.) ;
  • ressources humaines (contrat de travail, lettre de résiliation, bulletin de paie, relevé d’heures, etc.) ;
  • marketing et communication (catalogue, promotion, newsletter, etc.) ;
  • syndic (quittance, bail, procès-verbal, déclaration d’un sinistre, etc.) ;
  • élections professionnelles (bulletin de vote, enveloppe, profession de foi, procuration, etc.).

Avec Reprotechnique, envoyez vos documents en quelques clics depuis n’importe quel ERP ou CRM. Gagnez en efficacité en automatisant l’acheminement des flux documentaires grâce à la dématérialisation : centralisation, tri, distribution, gestion des réponses et du suivi du courrier. 

Hubs de diffusion 

Pour une distribution optimale de vos documents, notre service courrier utilise différents hubs de diffusion : 

  • contrôle intégrité et intégralité, dédoublonnage, mise aux normes postales ;
  • création graphique, personnalisation, images et textes ;
  • code barre, lien web, QR code ;
  • tri du courrier et regroupement ;
  • pièces jointes, annexes sélectives. 

Les erreurs dans la gestion du courrier seront derrière vous (doublon, envoi des mauvais documents, courrier perdu, etc.). 

Distribution multicanaux

Aujourd’hui, la diffusion multicanaux est pratique et incontournable pour les entreprises. En effet, s’appuyer sur plusieurs canaux de communication (physique ou voie électronique) possède de nombreux avantages. Cette pratique améliore la relation client en sélectionnant le canal le plus adapté à chaque destinataire et offre une meilleure rentabilité des opérations. Voici un aperçu des différents canaux de distribution proposés par le service courrier Reprotechnique :

  • papier (impressions, façonnage, insertion de brochure, etc.) ;
  • digital (courrier électronique, recommandé électronique, mailing, SMS, etc.) ; 
  • portail web (extranet, portail factures, etc.). 

Avantages et bénéfices de notre service courrier

Rapidité de traitement 

L’amélioration de la gestion du courrier contribue à la performance globale des entreprises. Grâce à notre expertise, vous optez pour une solution plus simple qui vous permettra d’optimiser la diffusion de tous vos documents. Plus d’impressions et de mises sous pli en interne ! Vos envois seront traités par notre centre de reprographie éditique certifié Imprim’Vert, ISO 14001 et ISO 9001. Quel bénéfice ? Un gain de temps considérable ! Vos délais d’acheminement seront accélérés et vos délais de recouvrement réduits. 

Vous travaillez dans le monde pharmaceutique et vos fiches produits viennent d’être validées par le réglementaire ? Vous voulez les imprimer pour les diffuser rapidement ? Notre service courrier mettra en œuvre une organisation spécifique pour livrer les supports dans le temps imparti. 

Optimisation des contenus

En choisissant Reprotechnique, vous profiterez des conseils de nos équipes. Grâce à nos savoir-faire multiples, le traitement de votre courrier sera plus rapide et efficace. Nous prendrons en charge l’optimisation du contenu de vos documents (impressions personnalisées, mises sous-pli, etc.) pour un meilleur impact auprès de votre cible. Pour des envois recommandés ou simples, nous trouverons toujours une solution adaptée à vos besoins. 

Réduction des coûts

Un service courrier interne engendre des coûts matériels et humains importants. En effet, vous devez assumer l’achat ou la location d’équipements onéreux, comme des machines à affranchir. Il vous faudra aussi prévoir des frais supplémentaires pour l’entretien et l’acquisition d’autres fournitures (papier, enveloppes, encre, etc.). Par ailleurs, des employés formés doivent effectuer chaque jour ces tâches administratives souvent laborieuses. Tous ces investissements représentent un budget conséquent. Si vous choisissez de nous confier le traitement des courriers entrants et sortants, ces dépenses ne seront plus nécessaires. De plus, nous vous permettrons d’accéder à des tarifs postaux avantageux grâce aux envois en masse et au tarif courrier industriel. Le prix du timbre sera ainsi moins coûteux.  

Gain de productivité 

Trier, affranchir, mettre sous pli et expédier… Avant d’arriver entre les mains des destinataires, le courrier passe par un processus complexe. Le traitement est long et chronophage. Externaliser ces opérations peut donc s’avérer beaucoup plus efficace. Automatisation, indexation, numérisation, tri du courrier, livraisons… Vous gagnerez en flexibilité et libérerez du temps à vos collaborateurs afin qu’ils se recentrent sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Enfin, vous améliorerez votre productivité et la performance de votre entreprise en nous confiant la gestion du courrier. 

Vous l’aurez compris, le service courrier de Reprotechnique constitue une solution intéressante pour les sociétés qui souhaitent réduire leurs coûts et augmenter leur rentabilité. La qualité, la réactivité et la confidentialité sont nos maîtres-mots dans le traitement du courrier physique ou électronique.