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Le support-papier avec les tableurs, les classeurs présentent aujourd’hui des limites pour la gestion efficace des documents des services généraux en entreprise. En effet, l’optimisation des moyens généraux à l’ère du digital représente l’une des préoccupations majeures des entreprises. Cela permet de réduire les couts et d’augmenter l’efficacité de ces services généraux qui sont au cœur de la performance de l’entreprise. Dans cette optique, Reprotechnique propose sa solution de dématérialisation.

Dématérialisation de docs, services généraux⎮Reprotechnique

La solution Reportechnique pour assurer la performance de vos services généraux

Les services généraux représentent des services indispensables pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Ils concernent la logistique, l’achat des fournitures, l’entretien du bâtiment, la gestion des droits d’accès, l’e-mailing et autres. Afin de rendre ces services plus performants aujourd’hui, vous pouvez opter pour la dématérialisation.

En effet, le fait d’opter pour une solution de dématérialisation avec un système d’information sécurisé et rapide permet aux services généraux d’augmenter leur productivité. La dématérialisation des documents avec la facture électronique ou l’archivage électronique aide à réduire le cout des papiers, mais aussi d’avoir de la traçabilité dans les opérations. En matière de facturation par exemple, la dématérialisation permet un meilleur traitement des factures pour les établissements publics, mais aussi les moyennes entreprises et autres.

Convertir vos documents en format papier en documents électroniques vous facilite davantage la tâche lors de l’accès aux informations. Qu’il s’agisse d’une dématérialisation fiscale, de la dématérialisation des factures, de la signature électronique ou de la transformation de vos documents de marchés publics sous-format électroniques, Reprotechnique vous apporte son savoir-faire ainsi que ses outils et solutions. Nous sommes votre partenaire pour votre projet de dématérialisation comme : la mise en ligne de votre papèterie, la gestion dématérialisée des stocks, la personnalisation des cartes de visite par voie électronique, l’externalisation du service courrier, etc.

Document dématérialisé : quelles sont les étapes de Reprotechnique pour y parvenir ?

Dématérialiser un document, c’est avant tout un processus pour numériser des documents papier en document électronique. Autrement dit, passer d’un document physique en un numérique ; c’est en même temps le principe de base d’un archivage. Chez Reprotechnique, ce processus s’effectue en plusieurs étapes.

Identifier le document à dématérialiser et délimiter son projet

Qu’il s’agisse d’un particulier ou d’une entreprise, avant de se projeter dans ce traitement des documents, Reprotechnique évalue les limites de son projet. Quel est le type de document à dématérialiser ? Dispose-t-il des droits ? Il importe donc de se référencer d’abord. Pour les entreprises, il est conseillé de tenir les collaborateurs informés du projet, d’autant qu’il s’agira de documents d’entreprise. Un travail collaboratif mérite donc d’être fait avant de se lancer.

La transformation du document papier au format numérique

Une fois les parties impliquées dans la dématérialisation d’accord, Reprotechnique peut passer de la transformation du document papier à la transformation numérique. Cette étape passe inévitablement par un logiciel d’archivage, en l’occurrence un scanner. En effet, il faut d’abord scanner les documents à dématérialiser. Ensuite par le biais d’un logiciel de gestion électronique, il faut passer à un redimensionnement du document. Pour les documents trop altérés, Reprotechnique procède à leur nettoyage.

L’automatisation de la dématérialisation

L’automatisation constitue l’étape finale de la procédure de dématérialisation de Reprotechiques. Ici, il est important de recourir à des logiciels de gestion telle que la Gestion électronique de Documents (GED). Ce logiciel aura pour rôle de dématérialiser l’ensemble du processus. Dès lors, les documents sont immédiatement transférés en format électronique.

Quels sont les outils de gestion électronique que Reprotechnique intègre dans le processus de dématérialisation de documents ?

Après l’étape de numérisation de documents, des interrogations subsistent toujours. Qui aura accès à ces documents ? Comment va-t-on procéder au stockage des documents numériques ? Et pour combien de temps ?

C’est à ces différentes questions que les outils de Gestion électronique de Documents (GED) de Reprotechnique répondent.

  • ERP : grâce à ce logiciel de workflow, les fichiers dématérialisés sont cachetés, mais aussi horodatés. L’objectif est de s’assurer de l’intégrité des documents et par la même occasion automatiser le workflow ;
  • La solution GED : un logiciel de GED permet de gérer les flux documentaires, mais également de cacheter et d’horodater aussi bien les documents entrants que sortants ;
  • CRM : cet outil offre la possibilité d’apposer des signatures sur n’importe quel fichier électronique tel que les devis. Il suffit de se rendre sur leur plateforme au niveau de l’option gestion client.

Il est vrai que les méthodes techniques sont pratiquement les mêmes. Toutefois, la manière de dématérialiser une simple facture, comme les factures fournisseurs ou les factures clients ne sont pas les mêmes. La différence se trouve justement dans l’outil de gestion et de traitement adéquat à chaque document. Reprotechnique reconnaît donc la particularité de chacun des documents et œuvre à son respect.

Pour les entreprises avant-gardistes, la dématérialisation de Reprotechnique permet de se débarrasser des documents physiques encombrants. Elle permet également de gagner de temps dans la gestion électronique de documents. Pour ce faire, cette transformation commence par l’identification du document, sa transformation et son automatisation.


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