Garantir la conservation durable de vos documents et données numériques
Avec l’explosion de la dématérialisation des démarches administratives, l’archivage électronique devient un enjeu majeur. La transition numérique concerne toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Voici quelques exemples de documents que nos experts peuvent scanner et stocker pour vous :
- cabinet d’avocats : conservation de la documentation légale ;
- bureaux d’études et BTP : documentation technique, appels d’offres, archivage de plans ;
- administrations publiques : planning, rapports d’enquêtes.
L’archivage numérique répond à quelques grands principes :
- La pérennité. Certains supports peuvent disparaître rapidement. Il faut donc assurer une lisibilité des documents et métadonnées au fil des ans afin de les conserver.
- L’intégrité des données. Les informations présentes sur les documents doivent rester stables. Les modifications sont interdites (sauf autorisation).
- La traçabilité. Remonter à l’origine des documents doit être possible.
- L’accessibilité. Les fichiers doivent être facilement accessibles. Le stockage doit incorporer des outils servant à indexer, classer et rechercher les données de manière efficace.
L’archivage électronique doit également répondre à des obligations légales et réglementaires. Le respect de ces normes assure ainsi la valeur probatoire des documents lorsque des pièces justificatives sont demandées (contrôle administratif ou litige par exemple).
Protéger vos documents grâce à des infrastructures et des serveurs sécurisés
La confidentialité fait également partie des piliers de l’archivage numérique. Les différents systèmes doivent donc intégrer le cryptage des données ou des fonctionnalités permettant de gérer les droits d’accès.
Avec la GED (Gestion Électronique des Documents), nous pilotons toutes les étapes du cycle de vie des documents : de la création à la destruction, en passant par le stockage et la distribution. C’est une solution numérique sécurisée pour stocker, traiter et archiver les données très facilement.
Grâce à la plateforme Reproserveur, vous pourrez par ailleurs centraliser les documents numérisés et stockés en toute sécurité.
Gérer tous les types de formats et de supports avec la numérisation
La numérisation consiste à transformer des documents originaux papier en copies numériques à l’aide d’un scan. Différents formats sont compatibles avec l’archivage électronique (PDF, XML, JPEG, TXT, etc.). Les données dématérialisées peuvent être archivées sur des supports variés (clé USB, disque dur interne ou externe, CD, DVD, etc.)