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Vos cartons d’archives commencent à empiéter sur votre espace de travail ? Vous mettez des heures à chercher les factures de vos clients ? Et si vous passiez à l’archivage numérique. Cette pratique correspond au stockage et à la conservation des documents au format électronique. Il peut s’agir de documents digitaux (e-mails ou fichiers issus de logiciels bureautiques) ou de documents papier numérisés. Chez Reprotechnique, nous disposons de serveurs sécurisés entièrement dédiés à la numérisation, vectorisation, océrisation, indexation, au stockage et à la destruction certifiée. Nos experts analyseront vos besoins et vous conseilleront sur la stratégie à mettre en place pour optimiser vos opérations.

Archivage numérique, coffre-fort documentaire, Reprotechnique

L’archivage numérique : un enjeu capital pour gagner en efficacité 

Garantir la conservation durable de vos documents et données numériques 

Avec l’explosion de la dématérialisation des démarches administratives, l’archivage électronique devient un enjeu majeur. La transition numérique concerne toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité. Voici quelques exemples de documents que nos experts peuvent scanner et stocker pour vous : 

  • cabinet d’avocats : conservation de la documentation légale ;
  • bureaux d’études et BTP : documentation technique, appels d’offres, archivage de plans ;
  • administrations publiques : planning, rapports d’enquêtes. 

L’archivage numérique répond à quelques grands principes :

  • La pérennité. Certains supports peuvent disparaître rapidement. Il faut donc assurer une lisibilité des documents et métadonnées au fil des ans afin de les conserver.
  • L’intégrité des données. Les informations présentes sur les documents doivent rester stables. Les modifications sont interdites (sauf autorisation).
  • La traçabilité. Remonter à l’origine des documents doit être possible.
  • L’accessibilité. Les fichiers doivent être facilement accessibles. Le stockage doit incorporer des outils servant à indexer, classer et rechercher les données de manière efficace. 

L’archivage électronique doit également répondre à des obligations légales et réglementaires. Le respect de ces normes assure ainsi la valeur probatoire des documents lorsque des pièces justificatives sont demandées (contrôle administratif ou litige par exemple). 

Protéger vos documents grâce à des infrastructures et des serveurs sécurisés

La confidentialité fait également partie des piliers de l’archivage numérique. Les différents systèmes doivent donc intégrer le cryptage des données ou des fonctionnalités permettant de gérer les droits d’accès. 

Avec la GED (Gestion Électronique des Documents), nous pilotons toutes les étapes du cycle de vie des documents : de la création à la destruction, en passant par le stockage et la distribution. C’est une solution numérique sécurisée pour stocker, traiter et archiver les données très facilement.

Grâce à la plateforme Reproserveur, vous pourrez par ailleurs centraliser les documents numérisés et stockés en toute sécurité. 

Gérer tous les types de formats et de supports avec la numérisation 

La numérisation consiste à transformer des documents originaux papier en copies numériques à l’aide d’un scan. Différents formats sont compatibles avec l’archivage électronique (PDF, XML, JPEG, TXT, etc.). Les données dématérialisées peuvent être archivées sur des supports variés (clé USB, disque dur interne ou externe, CD, DVD, etc.)

Avantages et bénéfices de l’archivage numérique

Rationaliser les opérations 

L’archivage numérique améliore la circulation des informations et fluidifie les échanges entre les différents services. Il permet également de partager les données plus facilement. En effet, les fichiers numériques sont accessibles sur de nombreux supports (PC, tablette, smartphone, etc.). En outre, comme les documents peuvent être interconnectés et regroupés sous diverses thématiques grâce à l’utilisation des métadonnées, l’analyse gagne en précision.  

Réduire les risques

La dématérialisation présente aussi moins de risques que les dossiers papier en cas de perte des documents, de classification erronée ou de sinistres (inondations, incendies, rongeurs, etc.). Par ailleurs, ces événements peuvent engendrer un risque fiscal, assurantiel et juridique beaucoup plus important. 

Libérer de la place et économiser du temps 

Le stockage des archives papier oblige souvent à monopoliser une pièce entière et parfois même un étage complet dans les grandes entreprises. L’archivage numérique permet donc de libérer de l’espace. C’est aussi une solution probante qui fait gagner du temps dans la recherche documentaire. En effet, les fichiers numériques sont facilement accessibles à travers une application de GED ou l’intranet de la société. 

Limiter l’impact environnemental  

Reprotechnique est engagé dans une démarche durable et responsable. Certifiée ISO 14001 et Imprim’Vert, notre société utilise des produits et des procédés éthiques et respectueux de l’environnement. En archivant des données dématérialisées, vous réduisez l’impact carbone. S’il n’est pas nul, il est en tout cas bien inférieur au stockage physique. 

Diminuer les coûts 

Le stockage de fichiers numériques est une alternative moins onéreuse que l’archivage papier. En effet, cette pratique permet de réduire les dépenses liées à l’achat de matériel (enveloppes, fournitures de bureau, etc.). De plus, à l’heure où le prix du mètre carré s’envole, il est beaucoup plus rentable de dématérialiser les documents. 

N’hésitez pas à contacter Reprotechnique pour l’externalisation de la gestion de vos archives électroniques. Nous trouverons pour vous des solutions adaptées afin d’assurer l’archivage de l’ensemble des documents de votre entreprise.